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Conseil en organisation · Établissements et services sanitaires, sociaux et médico-sociaux La Fresque de l'OrganisationEt si votre prochaine organisation commençait par un post-it ? L'organisation se construit avec ceux qui la font vivre. Notre méthode rend visible le travail réel de vos équipes, métier par métier, heure par heure, et le transforme en une organisation cohérente, opérationnelle et centrée sur les personnes accompagnées.
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Le constat
Sur le papier, l'organisation est claire. Sur le terrain, elle se réinvente chaque jour.
Organigrammes, fiches de poste, procédures, plannings : l'organisation formelle d'un établissement est souvent solide. Pourtant, son fonctionnement réel repose sur des centaines d'interactions quotidiennes entre professionnels, que personne n'a jamais vraiment dessinées.
Avec le temps, des habitudes s'installent, des tâches glissent d'un métier à l'autre, des questions restent sans réponse. Les professionnels connaissent ces décalages mieux que quiconque. Encore faut-il leur donner un moyen de les exprimer.
« Qui fait quoi ? » Des responsabilités floues entre métiers, des tâches faites deux fois ou pas du tout. |
Des pics et des creux Une charge mal répartie dans la journée, la semaine ou l'année, et des week-ends tendus. |
Des transmissions fragiles Des informations qui se perdent entre équipes, entre services ou entre le jour et la nuit. |
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Notre réponse Rendre visible le travail réel pour construire, ensemble, une organisation qui fonctionneLa Fresque de l'Organisation est un grand support physique, installé dans votre établissement. Chaque métier y a sa ligne. Le temps défile de gauche à droite. Les professionnels y placent ce qu'ils font réellement, quand ils le font, avec qui, et ce qui les empêche de bien le faire. Contrairement à un organigramme, la fresque ne part pas de la hiérarchie : elle part de l'activité et, chaque fois que c'est pertinent, du parcours de la personne accompagnée. Elle n'est pas une fin en soi : c'est l'outil de diagnostic, de dialogue et de coconstruction d'une mission de conseil en organisation. |
Comment fonctionne la fresque ?
Trois temporalités, une ligne par métier
Le support est conçu sur mesure pour chaque structure. Il combine, selon vos enjeux, trois échelles de temps complémentaires.
0 h → 24 h La journée Les interventions heure par heure, les arrivées et départs des équipes, les transmissions, la nuit. |
Lundi → dimanche La semaine Les réunions, visites, activités, tâches périodiques et la continuité du week-end. |
Janvier → décembre L'année Les échéances institutionnelles, évaluations, campagnes, formations, congés et projets. |
Exemple de fresque journée après analyse (données fictives) : une ligne par métier, les relèves tracées, la courbe de charge et les points à traiter numérotés. Lignes, métiers et échelles de temps sont adaptés à chaque structure.
Ce que les professionnels y déposent
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✓ Leurs activités réelles, placées dans le temps |
✓ Leurs propositions de solutions |
La démarche ne cherche pas de coupables. Elle cherche à comprendre les mécanismes organisationnels qui produisent les difficultés.
Une autre manière de faire participer
Pas une réunion de plus : une fresque qui reste ouverte plusieurs semaines
Réunir tous les métiers au même moment est presque impossible dans un établissement qui fonctionne jour et nuit. La fresque, elle, reste accessible pendant plusieurs semaines, généralement un à deux mois selon le contexte. Chacun la découvre, y contribue, retourne travailler, et revient compléter quand une situation du quotidien lui rappelle quelque chose.
À son rythme Équipes de jour, de nuit, de week-end : chacun contribue quand il le peut, sans désorganiser le service. |
Une parole mieux répartie Le support limite la monopolisation de la parole et facilite l'expression de ceux qui s'autocensurent en réunion. |
Accessible à tous Post-it, crayons, papier : aucun logiciel. Les contributions peuvent aussi être orales ou accompagnées. |
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L'intelligence collective ne doit pas dépendre de la maîtrise d'un logiciel. Le numérique intervient ensuite, pour consolider, analyser et restituer les contributions. |
Un cadre clair : la direction arbitre
La fresque n'est pas une démarche d'autogestion. La direction et l'encadrement y participent : ils apportent les contraintes institutionnelles, réglementaires et budgétaires, et posent les questions qui structurent l'organisation.
Qui décide ? Qui est responsable de cette intervention ? Comment l'information circule-t-elle ? Qui assure la continuité en cas d'absence ? Qui doit être informé ? Quels indicateurs permettent de vérifier que cela fonctionne ?
La direction conserve ses responsabilités et son pouvoir d'arbitrage. La coconstruction porte sur les solutions et leurs modalités concrètes, dans un cadre défini dès le départ.
Du post-it à l'organisation
Faire participer n'est pas l'objectif. Faire émerger une organisation qui fonctionne mieux, si.
Une fresque couverte de post-it n'a de valeur que si elle débouche sur des décisions. C'est le cœur de notre métier de conseil : transformer des centaines de contributions en une organisation formalisée, arbitrée et pilotable.
1 Recueillir Chaque contribution est relevée, photographiée et saisie. |
→ | 2 Analyser Convergences, irritants récurrents, interfaces critiques, questions sans réponse, charge par créneau. |
→ | 3 Débattre et arbitrer Restitution aux équipes, confrontation des scénarios, décision de la gouvernance. |
→ | 4 Formaliser Processus, responsabilités, circuits de décision, plannings, fiches de tâches horaires, indicateurs de pilotage. |
Un accompagnement en six étapes
ÉTAPE 1 Comprendre Contexte, enjeux, organisation existante, objectifs. Entretiens avec la direction et l'encadrement, analyse documentaire, contraintes. |
ÉTAPE 2 Concevoir la fresque Support adapté à vos métiers, vos unités et vos temporalités. Règles de contribution et de participation. |
ÉTAPE 3 Faire émerger le travail réel Installation, présentation aux équipes, période de contributions progressives. |
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ÉTAPE 4 Analyser et mettre en débat Centralisation et analyse des contributions, temps de restitution et de confrontation constructive. |
ÉTAPE 5 Construire l'organisation cible Processus, responsabilités, circuits de décision, coordination, outils de pilotage. Arbitrage par la gouvernance. |
ÉTAPE 6 Accompagner la mise en œuvre Expérimentation si nécessaire, accompagnement des équipes, ajustements, évaluation. |
Les étapes sont modulables ; les livrables dépendent du périmètre défini avec vous.
Ce que la démarche permet
Des bénéfices à chaque niveau de l'établissement
Pour les personnes accompagnées Une organisation construite autour de leurs besoins · une meilleure continuité de l'accompagnement · une coordination renforcée entre professionnels · des interventions plus lisibles. |
Pour les professionnels Une possibilité concrète de peser sur l'organisation · une meilleure compréhension des autres métiers · une expertise de terrain reconnue · des responsabilités clarifiées · des changements mieux appropriés. |
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Pour l'encadrement Une représentation fidèle du travail réel · les dysfonctionnements et interfaces critiques identifiés · des propositions issues des équipes · un support de dialogue managérial. |
Pour la direction et la gouvernance Une transformation documentée · des orientations stratégiques reliées à la réalité opérationnelle · les risques organisationnels repérés · une base pour les processus, les indicateurs et le pilotage. |
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Ces bénéfices sont les objectifs que la méthode facilite ; ils dépendent de l'engagement de l'établissement et du périmètre de la mission.
Pour quelles structures ?
Une méthode pour tout type d'établissement ou de service
Dès qu'une organisation repose sur plusieurs métiers qui se relaient autour des personnes accueillies, la fresque s'applique. Le principe ne change pas ; seuls les lignes, les métiers et les temporalités sont adaptés à votre structure.
EHPAD et résidences autonomie Soins, hôtellerie et animation, unités protégées, nuits et week-ends, charge de travail. |
SSIAD et services autonomie à domicile Tournées, interventions d'aide et de soin, coordination autour de la personne. Notre offre SAD mixte |
Établissements sanitaires Services de soins, interfaces entre unités, fonctions supports et circuits de décision. |
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Handicap IME, ESAT, MAS, FAM, SESSAD : coordination des accompagnements, rythmes de vie, rôles de chacun. |
Protection de l'enfance Maisons d'enfants, foyers, services de milieu ouvert : continuité éducative jour et nuit, relais entre équipes. |
Groupements et rapprochements GTSMS, direction commune, fusion, fonctions mutualisées : construire l'organisation commune avec toutes les équipes. |
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Collectivités CCAS, CIAS et services publics de proximité : articuler les métiers et les services autour de l'usager. |
Entreprises du secteur privé Services supports, accueil, logistique : la même méthode pour rendre visible le travail réel. Organisation et automatisation |
Et votre structure ? Quel que soit votre public, votre taille ou votre statut, la fresque s'adapte : seuls changent les lignes métiers et les échelles de temps. |
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L'accompagnement WayCare Pas une animation ponctuelle : une démarche de conseil en organisationLa fresque s'intègre dans une mission plus large de diagnostic, de réorganisation ou de conduite du changement. Elle peut ouvrir la mission, en structurer le cœur ou servir à construire l'organisation cible après un diagnostic. 1. Une méthode née sur le terrain, adaptable à tout établissement ou service Des modules de formation peuvent compléter la mission pour accompagner l'appropriation par les équipes. Le prix est établi au forfait, par étape ou par livrable, après un échange de cadrage : nous vendons des résultats, pas des jours. |
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Votre organisation mérite d'être vue telle qu'elle est. Échangeons 30 minutes sur vos enjeux d'organisation : nous vous dirons si la fresque est la bonne réponse, et sous quelle forme. |
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Questions fréquentes
La Fresque de l'Organisation en 8 questions
Combien de temps dure une Fresque de l'Organisation ?
La fresque reste ouverte aux contributions pendant plusieurs semaines, généralement un à deux mois selon la taille de la structure et le nombre d'équipes. Avec la préparation, l'analyse, la restitution et la construction de l'organisation cible, une mission complète s'étend le plus souvent sur quatre à six mois. Le calendrier est fixé avec vous lors du cadrage.
Tous les professionnels doivent-ils participer en même temps ?
Non, c'est même tout l'intérêt de la méthode. Chacun contribue quand il le peut, de jour, de nuit ou le week-end, sans désorganiser le service. Des temps collectifs courts sont prévus au lancement et à la restitution.
La méthode fonctionne-t-elle dans une grande organisation ?
Oui. On réalise alors une fresque par unité, par service ou par site, avec une trame commune qui permet de les comparer. C'est ce qui fait apparaître les écarts de fonctionnement entre unités ou entre établissements rapprochés.
Faut-il utiliser un logiciel ?
Pas pour contribuer : post-it, crayons et papier suffisent, pour que personne ne soit exclu. WayCare utilise ensuite des outils numériques pour consolider, analyser et restituer les contributions.
Quel est le rôle de la direction ?
La direction fixe le cadre et les contraintes, participe aux échanges et arbitre entre les scénarios. Elle conserve toutes ses responsabilités : la coconstruction porte sur les solutions et leurs modalités, pas sur la gouvernance.
Quels sont les livrables possibles ?
Selon le périmètre : la fresque numérisée et analysée, la synthèse des difficultés et des propositions, la cartographie de la charge par créneau, l'organisation cible (processus, responsabilités, circuits de décision et de transmission), les plannings et fiches de tâches horaires, les indicateurs de suivi et le plan de mise en œuvre.
La fresque peut-elle être utilisée dans mon établissement ?
Oui, dans tout type d'établissement ou de service. En EHPAD, elle suit la journée du résident et les métiers qui interviennent autour de lui, unités protégées comprises. En service autonomie à domicile, elle s'adapte aux tournées et à la coordination de l'aide et du soin. À l'hôpital, dans le handicap ou la protection de l'enfance, elle suit les relais entre équipes, de jour comme de nuit. Les lignes métiers et les échelles de temps sont construites avec vous lors du cadrage.
Comment les contributions deviennent-elles des décisions concrètes ?
WayCare relève et analyse chaque contribution, regroupe les difficultés et les propositions, puis construit des scénarios d'organisation. Ils sont restitués aux équipes et confrontés aux contraintes de l'établissement, puis arbitrés par la direction. L'organisation retenue est formalisée et, si besoin, expérimentée avant d'être généralisée.